التحقق من وجود المخزون وتقييمه في أوزبكستان

١ثلاثة أسئلة نجيب عنها

يركّز التحقق على ثلاثة أسئلة مترابطة. الأول يتعلق بالوجود: هل الأصناف المسجّلة موجودة فعلًا في الموقع المحدد وبالكمية المسجّلة؟ الثاني يتعلق بالحالة: هل هذه الأصناف صالحة للاستخدام أو البيع، أم أنها تالفة أو منتهية الصلاحية أو راكدة منذ مدة طويلة؟ الثالث يتعلق بالاتساق: هل تُسجَّل الأصناف المتشابهة بالطريقة نفسها في النظام، وهل وحدات القياس والتصنيفات منطقية؟

لا نحدد القيمة المحاسبية النهائية للمخزون، فذلك من مسؤولية إدارتكم المالية ومدققيكم. لكننا نرصد المؤشرات التي قد تؤثر في التقييم، مثل الأصناف الراكدة أو التالفة أو المسجّلة بوحدات غير صحيحة، ونعرضها بوضوح ليقرر أصحاب الاختصاص كيفية معالجتها.

٢منهجية التحقق من وجود المخزون

نبدأ باستخراج أرصدة المخزون من ERP أو 1C أو WMS في تاريخ محدد، ثم نختار عينة تركز على الأصناف ذات القيمة الأعلى والأصناف التي تظهر فيها مؤشرات خطر، إضافة إلى عينة عشوائية تغطي بقية المخزون. بعد ذلك نزور الموقع ونعدّ العينات بأجهزة مسح الباركود ونفحص حالتها.

نختبر الاتجاه المعاكس أيضًا، أي نختار أصنافًا من الرفوف ونتأكد من تسجيلها في النظام بالكمية والموقع الصحيحين. ونراعي الحركات التي تحدث قرب تاريخ الفحص، مثل بضاعة مستلمة لم تُسجَّل بعد أو مصروفة لم تخرج فعلًا، لأنها مصدر شائع للفروقات الظاهرية.

• أصناف عالية القيمة تُفحص بنسبة أكبر.
• أصناف راكدة بلا حركة لفترة طويلة.
• بضاعة لدى أطراف ثالثة أو في مستودعات مستأجرة.
• بضاعة في الطريق أو محجوزة لعملاء.

٣كيف يستفيد المدققون والمقر الرئيسي

كثير من الشركات الخليجية العاملة في أوزبكستان تواجه صعوبة في إرسال فريق من المقر الرئيسي إلى كل موقع بعيد. يوفّر هذا التحقق المستقل صورة موثقة يمكن لمدقق الحسابات الخارجي الاطلاع عليها والاستفادة منها وفق تقديره المهني، كما يمنح المدير المالي الإقليمي ثقة أكبر في الأرقام التي يرفعها إلى المجموعة.

ننصح بالتنسيق المسبق مع مدقق الحسابات لديكم لمعرفة متطلباته من حيث التاريخ والعينات وطريقة التوثيق، ونكيّف خطة العمل وفقها. أما أي مسألة تتعلق بالمعالجة الضريبية أو المحاسبية المحلية للفروقات، فينبغي تأكيدها مع محاسب أو مدقق محلي.

٤أخطاء شائعة نرصدها أثناء التحقق

تتكرر في المستودعات بعض الأنماط التي تجعل الأرصدة تبدو أفضل أو أسوأ من الواقع. من أبرزها وجود أصناف مسجّلة بوحدة قياس مختلفة عن الوحدة الفعلية، كأن يُسجَّل الصنف بالقطعة ويُخزَّن بالكرتون، أو تكرار الصنف نفسه تحت رمزين مختلفين في النظام، أو بقاء بضاعة تالفة ضمن المخزون الصالح لأن أحدًا لم يعتمد شطبها.

ونرصد كذلك حالات تكون فيها البضاعة موجودة فعلًا لكنها مملوكة لطرف آخر، مثل بضاعة أمانة أو بضاعة عميل محجوزة للتسليم، فتظهر في الرف وليس لها مكان في دفاتركم. كل حالة من هذه الحالات نوثّقها ونشرح أثرها المحتمل حتى تقرر الإدارة كيفية معالجتها.

• وحدات قياس غير متطابقة بين النظام والرف.
• أصناف مكررة برموز مختلفة.
• بضاعة تالفة لم يُعتمد شطبها.
• بضاعة مملوكة لطرف آخر مختلطة بمخزونكم.

٦أسئلة شائعة